Как писать номер исходящего документа

Журнал регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции


Первый экземпляр отправляется адресату. Регистрация документа осуществляется в день его подписания или утверждения. Отправке подлежат документы, полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку. Ссылка на номер и дату поступившего документа используется преимущественно при оформлении писем-ответов и документов – отчетов, справок о выполнении поступивших поручений. Наименование вида документа указывается на всех документах, кроме писем.

В зависимости от объема входящей или исходящей корреспонденции, документооборот в организации осуществляется в электронном или бумажном виде. Существуют многочисленные компьютерные программы по делопроизводству, которые помогают не только систематизировать документы в организации, но и разослать корреспонденцию конкретному адресату, с последующим контролем исполнения.

На исходящих документах, слева в верхнем углу, ставится номер регистрации и дата. На входящих документах, справа в нижнем углу, ставится номер регистрации, дата и подпись, принявшего документ.

Как писать номер исходящего документа


Использовать параметры FromSendDate/ToSendDate и FromDocumentDate/ToDocumentDate одновременно нельзя. Фильтрация производится либо по дате документа, либо по дате его передачи через Диадок. Обязательный параметр задается строкой в формате “ТИП_ДОКУМЕНТА.ТИП_ФИЛЬТРА”. Первая часть строки задает тип документа и может принимать одно из следующих значений: Any – любой документ Invoice – счет-фактура InvoiceRevision – исправление счета-фактуры InvoiceCorrection – корректировочный счет-фактура InvoiceCorrectionRevision – исправление корректировочного счета-фактуры AnyInvoiceDocumentType – любой вид счета-фактуры Torg12 – неформализованная накладная ТОРГ-12 XmlTorg12 – накладная ТОРГ-12 в формате ФНС AcceptanceCertificate – неформализованный акт о выполнении работ XmlAcceptanceCertificate – акт о выполнении работ в формате ФНС TrustConnectionRequest – запрос на инициацию канала обмена документами через Диадок PriceListAgreement – протокол согласования цены CertificateRegistry – реестр сертификатов ReconciliationAct – акт сверки Contract – договор ProformaInvoice – счет на оплату ServiceDetails – детализация UniversalTransferDocument — УПД UniversalTransferDocumentRevision — исправление УПД UniversalCorrectionDocument — УКД UniversalCorrectionDocumentRevision — исправление УКД ТИП_ФИЛЬТРА указывает дополнительную информацию для отбора документов указанного типа.

Общие сведения о согласовании входящих и исходящих одноранговых телефонных соединений на платформах IOS


Этот атрибут можно использовать в ситуациях, когда нужно сверить вызовы на основе вызывающего номера (инициировавшего передачу данных). Если в п.1 не найдены соответствия, маршрутизатор/шлюз пытается согласовать вызывающий номер запроса настройки вызова с шаблоном назначения destination-pattern каждой адресуемой точки вызова. Дополнительные сведения об этом содержатся в первой части маркированного раздела «Дополнительные сведения о точке вызова» данного документа. Голосовой порт (связанный с запросом настройки входящего вызова) с настроенным портом точки вызова ( port ) (применимо для входящих ветвей вызова POTS) Если в п.3 не найдены соответствия, маршрутизатор/шлюз пытается согласовать настроенный port точки вызова с голосовым портом, связанным со входящим вызовом.

Регистрация исходящих документов


На бланке письма. бланке приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляется в месте расположения данных реквизитов (смотрите образцы бланков). Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер), а также допускается дополнять буквенными обозначениями по исполнителю (например, 11-05/1235АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту и др. Если какое-либо определенное письмо будет направлено нескольким адресатам, то регистрационный номер будет один и тот же.

Регистрация документов в кадровой службе


Например, при регистрации выделяют в отдельные массивы приказы по личному составу, переписка с определенным корреспондентом или по определенному вопросу, акты, протоколы и т.д. В зависимости от принятой технологии регистрации в качестве регистрационных форм могут использоваться регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (далее – РКК). Каждая из форм имеет свои преимущества.

Ох уж эти входящие-исходящие


Для любителей «входящих-исходящих» объясним популярно: Инструкция обязательна к применению для всех! К слову, п. 4 этого документа устанавливает, что организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству, но в соответствии с требованиями Инструкции. Согласно п. 13 Инструкции организации ведут переписку с вышестоящими, подведомственными, сторонними организациями, гражданами, в том числе ИП в целях выполнения поставленных перед ними задач и реализации возложенных на них функций.

Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив


При этом документы располагаются в хронологической последовательности (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления). 1.2.1. Протоколы, приказы, распоряжения, постановления и другие организационно-распорядительные документы организации группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в соответствии с номенклатурой дел. 1.2.3. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами.
Рекомендуем прочесть:  Как назвать экскурсионную фирму

Дата и регистрационный номер документа (реквизит 09 и 10)


Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования, гриф утверждения, резолюция, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении докумен­та, отметка для автоматического поиска и контроля информации. В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами.

1С: Документооборот 8


Присвоение регистрационного номера внутреннему документу выполняется секретарем или другим ответственным лицом после согласования и утверждения. В «1С:Документообороте 8» поддерживается гибкая система генерации регистрационных номеров документов в зависимости от даты, вида документа, корреспондента (для входящих и исходящих документов) и подразделения. Каждому виду документов может быть назначен свой собственный нумератор (правило генерации номера). На каждый новый документ автоматически заводится учетно-регистрационная карточка .

Делопроизводство от А до Я


Например: исх. № 25-03/198 . где: 198 – порядковый номер документа в пределах календарного года. С начала каждого календарного года регистрационный номер исходящего документа начинается с цифры 1. Регистрационный номер может дополняться кодами: должностного лица, подписавшего документ; вопроса по предметно-тематическому классификатору или другими кодами. При необходимости такие классификаторы или справочники кодов разрабатываются и утверждаются в компании.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании.

Журнальная система применяется обычно тогда, когда учет документов выступает на первый план, в журналах обычно регистрируются наиболее ценные документы . например паспорта, трудовые книжки, документы об образовании. Банки ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа .

Исходящий номер это


Исходящий — I м. разг. 1. Документ, отправляемый из учреждения и маркированный соответствующим номером. 2. Номер такого документа. II прил. Отправляемый из учреждения и зарегистрированный под соответствующим номером (о документах, корреспонденции и т.п.).… … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой исходящий — ая, ее. Отправляемый из учреждения (о документах, корреспонденции и т.п.; сравни: входящий).

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно


Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса. Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)).